7 Jurus Tata kelola jurnal menuju Akreditasi Nasional

 

7 Jurus Tata kelola jurnal menuju Akreditasi Nasional

 Yth. Bapak dan Ibu Pengelola Jurnal. 

Berikut ini adalah pengamatan dan pengalaman saya tentang 7 hal yang sebaiknya diwujudkan untuk mewujudkan tata kelola jurnal menuju akreditasi Nasional:

1.  Team work yang solid dan berkesinambungan.

Kerja pengeloaan jurnal bukanlah pekerjaan yang ringan. Kerja ini memerlukan sinergi yang solid dan berkesinambungan antara author, editor, reviewer, team OJS dan IT. Jika editor berhenti menyunting, reviewer tidak memberi masukan dan kritik terhadap manuscript yang dikimkan dan author tidak mau merevisi naskah setelah mendapat masukan editor dan reviwer sudah tentu kualitas artikel yang sedang diproses tidak akan high quality tapi asal-asalan hasilnya.

Demikian juga pentingnya kesiapan team OJS dan team IT yang membantu memproses artikel dan menjamin artikel itu tetap ada di web OJS tanpa gangguan spam,virus atau hacker yang bisa mengganggu koneksi dan tampilan web OJS. Saya sering melihat tampilan web OJS yang ada huruf AAA yang bukan bagian dari kalimat atau paragraph di web OJS itu. Kalo sudah begini editor nggak akan tahu, perlu tanya ke team IT. Termasuk juga ketika ada author yang mengirim file dalam format HTML perlu diwaspadai karena bisa jadi itu virus yang akan merusak data-data di web OJS kita. Lebih parah lagi jika web OJS kena hack dan semua data di web OJS dihapus. Intinya peran team IT sangat penting.

Terkait dengan upaya mewujudkan Team work yang solid dan berkesinambungan pada intinya kerja pengeloaan jurnal itu hanya memerlukan dua peran utama sebagai tulang punggungnya. Pertama, adalah team editor yang mengurusi konten artikel dan kedua,  adalah team OJS/IT yang mengelola tampilan web OJS dan memastikan bisnis naskah dari submit sampai publish berjalan dengan baik dan dari semua peran yang ada di jurnal ilmiah diperlukan managing editor, editor in chief atau lead editor yang memang jadi pemimpin setidaknya menjadi journal gardener alias petugas yang berkhidmat atau melayani dan menggerakan semua peran agar semua peran di jurnal dipastikan berjalan dengan baik.

2.  Pentingnya kerja copyeditor dan proofreader

Pengalaman saya mengelola REGISTER Journal sejak tahun 2015. Mulai dari score 57 di tahun 2015, score 68,21 di tahun 2017 dan berhasil meraih Sinta 2 di tahun 2018 dengan score 74,31 tidak lepas dari peran copyeditor dan proofreader. Di jurnal saya ada seorang editor yang mau memeriksa kembali semua artikel yang sudah siap terbit. Ada inisiatif untuk memperbaiki naskah yang sudah siap terbit dengan seizin penulisnya. Sebelum itu ada komunikasi dan edukasi kepada penulis dengan menginformasikan ebook, artikel jurnal apa saja yang perlu ditambahkan untuk memperkaya referensi jurnal. For your info, untuk jurnal nasional/Sinta 2 setidaknya jumlah referensi 30 dan 40-80 persennya diambil dari jurnal nasional dan internasional sedangkan jurnal internasional/Sinta 1 setidaknya referensinya 60 dengan prosentasi terbanyak referensi diambil dari jurnal internasional.

Mengenai peran copyediting ini membuat saya pengalaman yang ceritakan Pak Lukman, salah satu editor jurnal IJAL dari UPI Bandung yang terindeks Scopus, bahwa di IJAL setiap naskah yang akan diterbitkan betul-betul dicek sitasi di bodytext dan bagian referensi apakah sudah benar. Kemudian juga dicek meski sudah rapi ditata oleh author dengan menggunakan reference managing tools seperti mendeley atau Zotero tetap harus dicek keabsahan referensi karena bisa jadi ada metadata yang salah misalnya penulisan tahun, volume, edisi dan halaman. Karena dimungkinkan ada author yang asal saja memasukkan referensinya ke mendeley atau zotero.

Mengenai proofreader di jurnal REGISTER baru ada setelah kami punya kas yang cukup untuk pembayaran biaya untuk biaya proofread 50 USD per artikel. Biaya 50 USD ini diambilkan dari APC atau biaya publikasi  yang dibayarkan penulis yang telah accepted senilai 105 USD. Kerja proofreading ini sangat penting untuk jurnal yang akan mendaftarkan jurnalnya ke Scopus dan WoS karena sudah banyak kritik terhadap jurnal kita yang dianggap artikelnya Bad Grammar. Maklum Karena kita bukan English native speaker jadi jika ada Bad Grammar. Solusinya ya perlu jasa proofreader luar negeri yang native speaker of English.

3.  Konsistensi focus and scope dengan artikel yang diterbitkan

Kemanapun kita mendaftarkan jurnal kita baik ke DOAJ, ARJUNA, Scopus ataupun WoS yang namanya konsistensi focus dan scope dengan artikel yang diterbitkan akan dinilai konsistensinya. Jangan beralasan bahwa jurnal kita jurnal interdisipliner kemudian semua bidang ilmu masuk ke jurnal kita. Itu namanya bukan jurnal interdisipliner tapi jurnal “campur aduk”. Menurut pengamatan saya jurnal yang campur aduk hanya akan sampai di Sinta 3 scoringnya karena untuk jurnal yang Sinta 1 dan 2 focus and scope jurnal harus benar-benar spesialis kalo perlu super-spesialis dan assessor atau evaluator akan melihat apakah kita sebagai pengelola jurnal telah betul-betul konsisten dalam menyaring dan menerbitkan artikel yang sesuai dengan aim and scope jurnal kita.

4.  Kesesuaian author guidelines dan template dengan artikel yang diterbitkan

Kata Pak Lukman, salah satu senior di Ristekdikti dalam bidang per-jurnal-an, author guidelines dan article template itu jadi pedoman yang sangat penting bagi penulis dan editor sampai-sampai secara ekstrim author guidelines dan article template itu ibarat “kitab suci” yang harus dipatuhi dan ditaati oleh author. Saya pernah mendengar seorang kawan yang mengirim naskah di jurnal internasional yang direject karena di guidelines for abstract dituliskan jumlah kata maksimal 300 kata sedangkan kawan saya itu menulis abstrak 303 kata. Sayang oh sungguh saying hanya kelebihan tiga kata tapi bisa menjadi alasan rejection submitted manuscript. Kita-kita yang biasa melihat artikel yang masuk melalui bagian yang unassigned tentu sangat jengkel dengan author yang mengirim naskah dengan format semau sendiri tidak ikut author guidelines dan template. Ibarat tamu yang ketika bertamu tidak tahu menahu adat istiadat yang biasa diterapkan oleh  tuan rumah. Termasuk juga misalnya satu jurnal telah menetapkan hanya menerima naskah in English jangan coba-coba mengirim naskah in Bahasa Indonesia. Alamat direject langsung.

5.  Bench-marking dengan jurnal lain yang sudah sukses terakreditasi.

Jika seseorang ingin jadi pengusaha sukses dia akan mempelajari rahasia kesuksesan pengusaha yang sudah berhasil. Demikian juga pengelola jurnal yang baru perlu belajar kepada pengelola jurnal senior yang jurnalnya lebih sukses dan  maju. Jurnal saya pernah mendapatkan dana hibah dari Kementrian Agama RI dan Ristekdikti, saya gunakan sebagian dana itu untuk studi banding salah satunya ke IJAL/Indonesian Journal of Applied Linguistics. Sebuah jurnal yang diterbitkan kampus UPI Bandung dan terindeks Scopus dan Q2 di Scimago.

 

 

Jurnal ini sangat keren karena punya team work yang kuat dan mampu terbit tiga kali setahun. Team work jurnal ini diawaki oleh anak-anak muda dengan bimbingan para senior yang sudah professor. Pengelola jurnal ini juga mengajari tips call for editors and reviewers. Caranya ialah mengundang pembicara luar negeri ke international conference di kampus kita kemudian sang narasumber kita invite menjadi editor atau reviewer di jurnal kita. Tips ini sama dengan yang diajarkan Prof Al Makin Editor senior  jurnal tertua di Indonesia yaitu  jurnal Al Jami’ah dari UIN Jogja, bahwa cara mewujudkan team work yang kuat dalam jurnal adalah perlunya kekuatan silaturahmi. Carilah kenalan editor dan reviwer, jaga hubungan baik dan jika berkenan bisa di-invite sebagai editor ataupun reviewer.

 

6. Perlu mentor dan pendampingan para senior dalam dunia perjurnalan

Kata Kang Busro dari RJI dan jurnal Wawasan UIN Bandung, ciri pengelola jurnal Indonesia itu ada dua: tidak tahu IT dan jadi pengelola jurnal karena disuruh atasan. Sehingga sering terjadi orang yang menjadi pengelola itu semacam “by mistake” karena “dipaksa” pimpinan tapi ada “blessing in disguise”. Pengelola jurnal ini akan cari info kesana kemari untuk belajar pengelolaan jurnal yang benar. Sering terjadi adalah one man show atau raden hangabehi alias satu orang yang pegang semua peran. Ya editor, ya bagian OJS, ya ngurusi keuangan jurnal, yang ngurusi cetak jurnal dan distribusinya. Pokoknya semua peran diambil. Ini nggak bagus karena kerja jurnal itu kerja team dan perlu mentor atau pengelola jurnal senior yang mau membimbing jurnal. Pengalaman saya di jurnal mulai dari score 57 sampai Alhamdulillah score 74 itu karena bimbingan dari ristekdikti, kementrian agama RI dan juga bantuan para suhu dari RJI/Relawan JurnalIndonesia.

 7. Banyak berdoa dan pasang niat yang benar dalam pengelolaan jurnal.

Nah, ini jurus terakhir tapi yang terpenting. Perbanyak doa dan memasang niat yang benar dalam pengelolaan jurnal. Inti dari pengelolaan jurnal adalah diseminasi pengetahuan dan niatnya membantu orang lain agar bisa men-sedekah-kan ilmu secara open access world-wide, bisa dibaca orang seluruh dunia melalui OpenJournal System (OJS).

Demikian saja uraian saya yang simple dan retceh ini tentang “7 Jurus Tata kelola jurnal menuju Akreditasi Nasional” semoga bermanfaat.